I progetti sono articolati in due soluzioni indirizzate a clientele diverse: impresa, PA
Promoimpresa consiste in una prova di due mesi, in cui il cliente e' assistito nel servizio di conservazione sostitutiva, direttamente in azienda su una specifica base documentale limitata nel numero dei documenti.
Il costo promozionale di questa valutazione e' di 300 Euro ed include l'attivazione di un profilo utente sul portale WebDoc, una indicizzazione standard del documento, una tipologia documentale da scegliere (fatture, bolle, ordini, generico o altro) e l'assistenza dell'incaricato di A3Soluzioni nel seguire la valutazione
PromoPA si articola in una valutazione di due mesi, in cui il cliente e' assistito nel servizio di Conservazione Sostitutiva, direttamente presso la PA su una specifica base documentale limitata nel numero dei documenti.
Il costo promozionale di questa valutazione e' di 600 Euro ed include l'attivazione di un profilo utente sul portale WebDoc, una indicizzazione standard del documento, una tipologia documentale da scegliere (determine, delibere, circolari, documenti generici) una introduzione al mondo della conservazione ed alla riforma del Ministro Brunetta con l'assistenza dell'incaricato di A3Soluzioni nel seguire la valutazione.
Un maggior approfondimento sulle tipologie di servizi puo' essere trovata nei contenuti del sito web. Se si desidera, siamo disponibili ad un cottatto illustrativo delle proposte tramite mail a staff@a3soluzioni.it
WebDoc e' un marchio registrato di Omnia Group s.r.l.,
WebDoc è il software di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva che consente alla tua azienda di eliminare il supporto cartaceo, rendere digitale e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documento, come:
- Fatture attive e passive
- Ricevute fiscali ed estratti conto
- Libri Sociali (es: Libro Giornale, delibere assembleari)
- LUL e cedolini paga
- Mandati e Reversali
- Cartelle cliniche
- Contratti, atti e documenti commerciali
- File di trasmissione ad Entratel, Agenzia Entrate, Registro Imprese - CCIAA ecc.
A3Soluzioni
SCENARIO
L'evoluzione tecnologica e normativa consente oggi di realizzare l'ufficio paperless, liberato dalla carta.
Il documento puo' essere gestito elettronicamente in tutte le fasi del suo ciclo di vita, dalla creazione alla consultazione e trasmissione. Il documento elettronico , grazie alla firma digitale acquisisce paternita' al pari di quello cartaceo, puo' essere spedito tramite PEC, in tutto paragonabile alla raccomandata A/R, puo' essere archiviata con la conservazione sostitutiva che e' paragonabile all'archivio cartaceo su scaffali, fornendo la stessa valenza legale-fiscale di legge.
In questo scenario che forniamo la nostra consulenza in materia di:
FIRMA DIGITALE
Il documento elettronico firmato digitalmente e' equiparabile a quello autografo. La firma digitale e' il risultato di una procedura informatica che consente, a chi firma un documento digitale, di rendere manifesta e garantire:- L'autenticita', il documento e' originale
- La paternita', chi ha firmato il documento
- L'integrita', la non modificabilita' del documento dopo l'apporto della firma.
- La temporalita', apposizione di una marca temporale sul documento.
ALBO PRETORIO
Da giugno 2010 sara' obbligatorio per le PA pubblicare i documenti sul proprio sito solo in formato digtale.
LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA(PEC)
Come la raccomandata A/R, immediata come l'email ma piu' sicura.E' un sistema che sostanzialmente sostituisce la raccomandata A/R e sopperisce agli svantaggi della normale posta elettronica.
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
E' un processo di gestione del documento informatico finalizzato a garantire l'ntegrita' nel tempo del documento stesso ai fini fiscali o legali. (art. 1, comma 1 , lettera g) delibera CNIPA n. 11/2004).La conservazione sostitutiva e' applicabile ad ogni tipo di documento, anche il cartaceo.
- E' legalmente riconosciuta; la normativa CNIPA ed il Codice dell'Amministrazione Digitale danno piena legalita' alla conservazione sostitutiva dei documenti.
- E' economicamente vantaggiosa; processi piu' efficienti di gestione documentale, risparmio carta e spazio di archiviazione, tempi di ricerca e classificazione ridotti.
- E' tecnologicamente realizzabile; oggi non ci sono limiti nei processi informatici per garantire la riservatezza ed affidabilita' del processo di gestione documentale.
- E' un servizio; non bisogna acquistare hardware, trovare spazio e risorse per avere i benefici di un sistema veloce ed organizzato dei documenti.
La copertura della consulenza e' garantita al momento per le Province di
- L'Aquila
- Pescara
- Chieti
- Roma
- Rieti
- Frosinone
per richiedere consulenza email a staff@a3soluzioni.it, oppure per altre informazioni a info@a3soluzioni.it
A3Soluzioni
UN PACCHETTO DI SOLUZIONI PER OGNI ESIGENZA
La copertura dei servizi e' garantita al momento per le Province di
- L'Aquila
- Pescara
- Chieti
- Roma
- Rieti
- Frosinone
La partnership con OmniaService e' flessibilita' di soluzione per ogni tipo di esigenza aziendale o professionale, garantendo un modello di soluzione custom altamente performante.
Lo staff di OmniaService fornisce un supporto legale-informatico consolidato da una esperienza pluriennale con diverse realta' imprenditoriali sul territorio nazionale.
Le soluzioni sono configurabili con uno o piu' moduli di conservazione;
- Contabile: libri e registri
- Fiscale: fatture attive passive, DDT
- Amministrativo: bandi di gara, delibere....
- Legali: contratti acquisto, vendita, affitto...
- Dichiarativi: cedolino paghe, mod 730,.....
- Generici: personalizzabile
LE SOLUZIONI
A3Soluzioni
ha allestito e configurato pacchetti per meglio incontrare le esigenze del cliente in termini di costi e di soluzioni dedicate;
ATTENZIONE!! alcuni servizi sono in corso di attivazione. Grazie
per la Conservazione sostitutiva:
SoloTuo,
- Fornito da noi>> si compone di un HD e SW autoinstallante che consente l’acquisizione, l’archiviazione, la conservazione sostitutiva a norma di legge, la gestione e l’ottimizzazione dei flussi informativi, la consultazione, la stampa e la distribuzione di contenuti, immagini e documenti. Il tutto e' dislocato presso il cliente dopo una breve dimostrazione.
A carico del cliente>>gestire internamente il processo di conservazione sostitutiva, sia in termini di risorse che di procedure.
ServiceTuo, servizio in outsourcing
- Fornito da noi>> si compone di una interfaccia web che consente l’acquisizione, l’archiviazione, la conservazione sostitutiva a norma di legge, la gestione e l’ottimizzazione dei flussi informativi, la consultazione, la stampa e la distribuzione di contenuti, immagini e documenti. Il Responsabile della Conservazione ed il processo di Conservazione.
A carico del cliente>> l'acquisizione dei documenti cartacei e file, l'HD e scanner, indicizzazione ed invio dei documenti.
ServiceTutto, servizio in outsourcing + indicizzazione e scanner
- Fornito da noi>> si compone di una interfaccia web che consente l’acquisizione, l’archiviazione, la conservazione sostitutiva a norma di legge, la gestione e l’ottimizzazione dei flussi informativi, la consultazione, la stampa e la distribuzione di contenuti, immagini e documenti. Il Responsabile della Conservazione ed il processo di Conservazione. l'acquisizione dei documenti cartacei e file solo tramite consegna da parte del cliente presso la sede di A3soluzioni, l'HW, scanner, invio dei documenti.
A carico del cliente>> riempire il modello di indicizzazione e consegna dei documenti.
ServicePA, servizio in outsourcing per le Pubbliche Amministrazioni
- Fornito da noi>> come ServiceTutto ma configurato per le PA
A carico del cliente>> i documenti cartacei o digitali
ServiceAsso, servizio in outsourcing per associazioni di categoria
- Fornito da noi>> come ServiceTutto ma configurato per le associazioni di categoria quali commercialisti, ingegneri, architetti, avvocati, notai
A carico del cliente>> i documenti cartacei o digitali
ServiceStorico, servizio di recupero dello storico
- Fornito da noi>> come ServiceTutto con l'analisi ed il preventivo per la conservazione sostitutiva degli archivi storici.
A carico del cliente>> i documenti cartacei o digitali storici e le disposizioni operative da condividere
ServiceProt,servizio di protocollo informatico aggiuntivo alla conservazione sostitutiva per i comuni e PA puo' essere abbinato a qualsiasi altro servizio.
ServiceAlbo, servizio di albo pretorio informatico, aggiuntivo alla conservazione sostitutiva per i comuni e PA puo' essere abbinato a qualsiasi altro servizio.
ServicePEC, consulenza su casella di Posta Elettronica Certificata
ServiceFirma
consulenza su Firma digitale
LE SOLUZIONI E LA NORMA
Tutte le soluzioni proposte soddisfano la normativa in vigore e sono applicabili anche ad archivi storici.
Escluso la soluzione SoloTuo , tutte le altre soluzioni si articolano come servizio a canone mensile e si differenziano per la ripartizione del carico di lavoro tra fornitore e cliente.
Tutte hanno una chiusura di lotto di 30 eventi l'anno.
Ad oggi il servizio piu' richiesto e' ServiceTutto perche' con un piccolo contributo in piu' al mese viene garantito il ritiro e riconsegna dei documenti presso il cliente.
Tutte le soluzione A3Soluzioni soddisfano le ultime disposizioni di legge in materia di digitalizzazione e conservazione sostitutiva a norma, in osservanza dei contenuti del Decreto Del Presidente Del Consiglio Dei Ministri del 28 aprile 2009 “Modifiche agli articoli 2, 21 e 22 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 23 luglio 2002”, recante «Ordinamento delle strutture generali della Presidenza del Consiglio dei Ministri», decreto che e' stato tramutato in Legge il 21 luglio 2009
per attivare il contatto mandare un email a staff@a3soluzioni.it, oppure per altre informazioni a info@a3soluzioni.it
La Normativa Italiana permette la totale dematerializzazione degli archivi cartacei dando valenza probatoria legale e fiscale al documento informatico
C O N S E R V A Z I O N E
S O S T I T U T I V A
Progettiamo soluzioni per imprese, amministrazioni, associazioni e professionisti
A3Soluzioni
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
è una procedura legale informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico
E' il processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte (ossia la sequenza dei simboli binari generati dalla funzione di hash) e che termina con la sottoscrizione elettronica e la apposizione della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica (ossia una sequenza di simboli binari – bit ) contenete l’impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi da parte del Responsabile della Conservazione
BENEFICI
Solo con la conservazione sostitutiva si puo' eliminare il cartaceo
minore costo di archiviazione, semplicità di ricerca dei documenti, attendibilità e sicurezza dell’archivio, recupero degli spazi destinati agli archivi, fruibilità omnibus e riduzione delle ridondanze, eliminazione fisica dei documenti cartacei.
LE SOLUZIONI POSSIBILI
Gestione autonoma del processo di conservazione all'interno della propria azienda.
Acquisire un servizio di conservazione sostitutiva da un fornitore certificato in modalita' ASP (application service providing), outsourcing
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA, QUADRO NORMATIVO
Ha avuto una evoluzione di decreti e norme che partono dal 2001 fino a giorni nostri
Codice dell’Amministrazione digitale
(d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
Quaderni CNIPA (DigitPA da dicembre 2009)
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE LEGALE DEI DOCUMENTI
E' il processo da seguire per dare legalita' ad un documento oggi
Notificare alla Agenzia delle Entrate una comunicazione con l’indicazione del numero presuntivo degli atti e documenti che potranno essere utilizzati durante l’anno, allegandone gli estremi del pagamento effettuato dell’imposta
Eleggere il Responsabile Della Conservazione Sostitutiva (RdC) interno o esterno;
Redigere il manuale del RdC, obbligatorio per la PA e facoltativo ma consigliato per le aziende private ed associazioni di categoria;
Provvedere all’esecuzione del processo di conservazione legale secondo quanto disposto dalla Delibera CNIPA n. 11/2004
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE INFORMATICO
Rende attuabile il processo legale dei documenti con gli strumenti informatici
Archiviazione ottica da scanner o files
Indicizzazione dei documenti
Apposizione firma digitale e marca temporale (RdC)
Processo di riversamento
Obblighi di esibizione
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE,
HARDWARE e SICUREZZA
La struttura informatica deve essere garanzia di sicurezza e valenza nel tempo dell'integrita' del documento
Elementi essenziali di un sistema informatico per la conservazione dei documenti e' la delocalizzazione dei Repository con un Disaster Recovery Plan, un facile accesso al documento, la sicurezza informatica, un processo di riversamento garantito.
LA PIANIFICAZIONE DI UN PROGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: L'ANALISI DEI PROCESSI AZIENDALI
Mappare per individuare processi e documenti critici sulla base dei criteri di numerosita', rilevanza strategica, complessita' e portata legale dei documenti.
Non puo' prescindere l'attuazione di un processo di conservazione sostitutiva dal coinvolgimento di personale esperto e qualificato. L'analisi e la mappatura dei processi e' passo primario per configurare il servizio di conservazione e garanzia di successo per gli obiettivi espressi. L'individuazione del Responsabile della Conservazione come figura interna o esterna e' un passo critico per la soluzione da adottare. La scelta del fornitore e' tra le prime cose da valutare sulla base dell'affidabilita' e consistenza della struttura dei servizi.
LE FUNZIONALITA'
Inserimento di documenti da sorgenti diverse (carta, file, fax)
Classificazione documentale, con relazioni
Ricerca documenti, per chiavi e full text
Amministrazione centralizzata
Security logica: utenti, gruppi e permessi
Security avanzata: informazioni criptate su protocolli di sicurezza
Integrazione con portali, sistemi ERP e strumenti di Office
Tutti le soluzioni sono state concepite per semplificare al massimo la fase di installazione.
Il sistema sarà raggiungibile da qualunque browser di qualunque client
collegato alla rete del cliente.
Tutti i documenti del cliente saranno automaticamente riconosciuti e inseriti nelle rispettive classi documentali e saranno quindi fruibili dal gestionale e pronti per l’applicazione della firma digitale, marcatura temporale e quindi per la conservazione sostitutiva a norma.
.....ALCUNI DOCUMENTI
Fatture, lettere e telegrammi ricevuti art. 2220 c.c.); Copie delle Fatture, lettere e telegrammi spediti ( art. 2220 c.c.); Libro giornale e libro degli inventari(art. 2215 c.c.); Registri prescritti ai fini dell’IVA; Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali stilati in modo da poterne desumere chiaramente le voci positive e negative che concorrono alla determinazione del reddito; Scritture ausiliarie di magazzino; Registro dei beni ammortizzabili; Modelli di Pagamento F23 e F24; Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770; Documenti di trasporto (DDT)
...SETTORI
Pubbliche Amministrazioni Comuni, Provincie, Enti, Tribunali, Comunita' Sanita' ASL, Ospedali, Presidi, Laboratori, Cliniche private, Associazioni di Categoria e singoli associati Commercialisti, Avvocati, Ingegneri, Notai... Grandi, Medie e Piccole Industrie, Artigiani e commercianti
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